So wird dein Arbeitsalltag produktiver

Du hast das Gefühl du bist nur am Arbeiten und kommst trotzdem zu nichts? Oder du fragst dich Abends was du überhaupt den ganzen Tag gemacht hast? 

Dann lies dir diesen Blogbeitrag durch und ich bin mir sicher du kannst deine Produktivität steigern, wenn du einige der folgenden Punkten beachtest:

1. Ziel fokussieren

Bevor du dich an deine Aufgaben ran setzt, solltest du wissen was du machen möchtest und somit dein Ziel festlegen. Daran kannst du dich orientieren, falls du den Faden verlieren solltest oder doch zu weit von deinen Aufgaben abschweifst. Hast du dein Ziel klar vor Augen, wirst du es auch erledigen können. 

2. Prioritäten setzen

Nicht selten hat man mehrere Aufgaben am Tag oder auch auf der Arbeit zu erledigen. 

Damit deine Aufgaben nicht unter gehen, oder du dich zu lange mit unwichtigen Aufgaben beschäftigst, kann es hilfreich sein deine bevorstehenden Aufgaben zu priorisieren. 

Dazu kannst du eine Liste erstellen mit 1., 2., 3., … und entscheidest somit welche Aufgabe am wichtigsten ist bis hin zu weniger wichtigen Aufgaben. Somit bewahrst du den Überblick und kannst genau sehen was noch alles ansteht. Erledigte Aufgaben abzuhaken kann dir nochmal zusätzlich ein gutes Gefühl geben. Also streiche Aufgaben von deiner Liste oder hake sie ab, wenn sie erledigt sind.

3. Fokus setzen

Um schneller und gewissenhafter durch den Tag und deine unzähligen Aufgaben zu kommen, musst du einen Fokus setzen. 

Hast du mehrere Aufgaben, die zu erledigen sind, so entscheide dich für das Wichtigste zuerst. 

Zum Beispiel sind mehrere Projekte zu planen, der nächste Post muss geschrieben werden und du hast unzählige Meetings geplant. Du hast aber keine Zeit das alles heute zu erledigen? Leg doch einen Tag in der Woche fest, an dem du dich um z.B. um die Postings kümmerst oder lege auch einen Meeting-Tag ein. An diesem Tag werden dann auch keine weiteren Aufgaben angenommen, damit du alles schaffst. Somit hast du an anderen Tagen mehr Zeit für andere Aufgaben. 

4. Planen in Blöcken

Dieser Punkt dürfte ein sehr interessanter Punkt sein. 

Planen in Blöcken bedeutet nämlich, sich ein bestimmtes Zeitfenster für eine bestimmte Aufgabe zu setzen. 

Das kann besonders hilfreich bei größeren und längeren Aufgaben sein, da man sich dadurch nicht in einer einzigen Aufgabe verliert. 

Ein Block System könnte beispielsweise so aussehen:

• 9 – 10 Uhr E-mails checken
• 10 – 13 Uhr Organisatorisches
• 13 – 14 Uhr Pause
• 14 – 16 Uhr Project X

5. Arbeitszeit ermitteln

Dieser Punkt hängt eng zusammen mit Punkt 4. Damit du im Idealfall deine Blöcke gut einteilen kannst, ist es hilfreich deine Arbeitszeit zu ermitteln.

Zum Bespiel hast du herausgefunden, dass du jeden Morgen eine Stunde für deine E-mails benötigst. Da du das weist, kannst du diese Zeit täglich in deinen Plan mit integrieren. Das lässt sich auf sämtliche Aufgaben übertragen, die du regelmäßig zu erledigen hast. Somit lässt sich dein Tag und deine Aufgabenplanung besser strukturieren und du planst deine Zeit sinnvoll ein.

6. Aufgaben abgeben

Ein schwieriger Punkt – besonders für Workaholics.

Lerne Aufgaben abzugeben. Du kannst mit kleinen und eher unwichtigen Aufgaben anfangen, wenn dir dieses Thema schwer fällt. Gibst du mehr ab, hast du mehr Zeit für wichtige Projekte. 

Wenn du deine Aufgaben priorisiert hast, wie ich in Punkt 2 erklärt habe, wird dir schnell auffallen, welche Aufgaben du gut abgeben kannst und welche du doch lieber selbst in die Hand nehmen solltest.

7. Pause

Auch das ist ein Punkt, der für sicherlich den ein oder anderen gar nicht so leicht ist. 

Gerade wenn der Tag unkoordiniert verläuft und viele Aufgaben gleichzeitig ablaufen, hat man das Gefühl überrollt zu werden. Also arbeitet man durch um möglichst alles zu schaffen.

Aber die Pausen sind enorm wichtig. Wir brauchen einen break um wieder einen klaren Kopf zu bekommen und neue Energie zu schöpfen. Ein kleiner Spaziergang an der frischen Luft bringt auch deinen Kreislauf wieder in Schwung. Ein anderer benötigt vielleicht ein paar Minuten auf einer Couch oder an einem ruhigen Ort. 

Finde deine Art dich am besten zu entspannen und den Kopf für ein paar Minuten frei zu bekommen. Danach kann es mit neuer Energie weiter gehen. 

8. Finde deine Zeit

Um produktiv zu sein ist es wichtig deine Zeit zu finden. Manche Menschen können besser am Morgen arbeiten, andere hingegen besser am Abend. Wann bist du besonders wach und aktiv?

9. Umgebung anpassen

Zu Punkt 9 muss ich, denke ich, nicht viel erklären.

Achte darauf, dass dein Arbeitsplatz aufgeräumt und organisiert ist. Gegebenenfalls solltest du auch störende oder ablenkende Geräusche wie Radio oder TV ausmachen/ entfernen. Wenn du besonders gut bei Musik arbeiten kannst, dann richte dir deinen Arbeitsplatz so ein, dass du Musik hören kannst. Achte auf deine Bedürfnisse und entscheide selbst, wie du am besten arbeiten kannst. 

10. Durchatmen

Zuvor bin ich schon auf die Pausen eingegangen. Die sind unerlässlich und sehr wichtig für unseren Workflow.

Aber auch eine Auszeit und Zeit zum Durchatmen muss sein! Am Ende deiner Arbeit kannst du den Tag auch gerne reflektieren und einmal schauen was du alles geschafft hast. Lehn dich zurück, atme tief ein und aus und sei froh, was du alles geschafft hast! 

Liebe Grüße,

Samira vom Social Vibez Team